KI Revo­lu­ti­on bei der Doku­men­ten­ver­ar­bei­tung – GFC koope­riert mit Evy Solutions

Evy ist auf „KI-gestütz­te Doku­men­ten­ver­ar­bei­tung und Pro­zess­au­to­ma­ti­sie­rung“ spe­zia­li­siert. Was genau heißt das?

Micha­el Vogel: Wir haben eine Künst­li­che Intel­li­genz ent­wi­ckelt, die Inhal­te in Doku­men­ten erken­nen kann – ähn­lich wie ein Mensch. Damit wird eine Blind­ver­ar­bei­tung mög­lich. Ein Bei­spiel: Alle E‑Mails, die bei einer Adres­se wie service@MeineFirmaXYZ.de rein­kom­men, klas­si­fi­ziert unsere Soft­ware und leitet sie in die rich­ti­gen Abtei­lun­gen. Dabei werden bei­spiels­wei­se Bestel­lun­gen erkannt, raus­ge­zo­gen, aus­ge­le­sen und zum Bei­spiel mit SAP gematcht. Grund­sätz­lich ist der Ablauf immer ähn­lich: Wir holen Doku­men­te ab oder nehmen sie ent­ge­gen, ana­ly­sie­ren und klas­si­fi­zie­ren sie, lesen rele­van­te Infor­ma­tio­nen aus und über­tra­gen sie in bestehen­de Systeme.

Die Nutzer pro­fi­tie­ren also davon, dass sie die Flut an ein­ge­hen­den Doku­men­ten nicht mehr manu­ell sich­ten müssen?

Ja genau, dadurch ergibt sich eine Zeit- und Kos­ten­er­spar­nis, die sich auch schon vor dem Ein­satz der Lösung kon­kret bezif­fern lässt. Sie liegt im Schnitt bei 80 bis 90 Pro­zent. Einer unse­rer Kunden hatte ursprüng­lich über 20 Mit­ar­bei­ter abge­stellt, um ein­ge­hen­de E‑Mails zu sor­tie­ren. Jetzt können das zwei Per­so­nen erle­di­gen. Die frei­ge­wor­de­nen Mit­ar­bei­ter sind in die Pro­duk­ti­on gewan­dert. Für einen Elek­tro­nik-Kon­zern haben wir den Bestell­pro­zess auto­ma­ti­siert – und die Reak­ti­ons­zeit von 24 Stun­den auf 3 Sekun­den beschleu­nigt. Ein wei­te­rer Vor­teil ist die gerin­ge­re Feh­ler­an­fäl­lig­keit: Wenn ich als Mensch aus einer mehr­sei­ti­gen Bestel­lung zahl­rei­che Posi­tio­nen per Hand über­neh­men muss, schlei­chen sich mit der Zeit Fehler ein. Da ist die Künst­li­che Intel­li­genz viel präziser.

KI hat den Ruf, sehr viele Daten zu benö­ti­gen und auf­wän­dig in der Ein­rich­tung zu sein. Wie sieht das bei den Evy-Lösun­gen aus?

Micha­el Vogel: Das trifft auf uns nicht zu, unsere KI ist in weni­gen Stun­den ein­satz­be­reit. Sie ist bereits vor­trai­niert. Wir emp­feh­len aber immer auch ein indi­vi­du­el­les Anler­nen. Jedes Unter­neh­men arbei­tet schließ­lich anders. Nehmen wir als Bei­spiel Bestel­lun­gen. Dann stellt sich bei der Bestell­num­mer die Frage: Ist sie vom Kunden? Oder vom Lie­fe­ran­ten? Und was soll damit pas­sie­ren? Das muss die KI lernen. Wir führen des­halb immer ein Onboar­ding durch und bitten unsere Kunden darum, uns von ihren 10 wich­tigs­ten Kunden je zwei bis drei Doku­men­te zu schi­cken. Das reicht schon. Wir brau­chen keine 100.000 Doku­men­te. Das Trai­ning ist dann nach etwa 4 Stun­den abge­schlos­sen. Der Kunde bekommt die Zugangs­da­ten, eine ein­füh­ren­de Schu­lung und kann dann direkt pro­duk­tiv damit arbeiten.

Die Zugangs­da­ten sind für ein Online-Portal?

Micha­el Vogel: Ja, genau. Der Kunde muss nichts instal­lie­ren. Die Lösung ist in der Cloud – und zwar DSGVO-kon­form. Wir legen großen Wert auf Daten­schutz. Außer­dem ist die Soft­ware zer­ti­fi­ziert nach SOC 1 Typ 2– und damit zuge­las­sen für die Blind­ver­ar­bei­tung rech­nungs­re­le­van­ter Vor­gän­ge. Das ist zur Zeit für solche KI-Sys­te­me ziem­lich einzigartig.

Und in diesem Portal kann der Kunde dann fest­le­gen, welche Doku­men­te rein­kom­men und wo die daraus aus­ge­le­se­nen Infor­ma­tio­nen hin­ge­hen sollen?

Micha­el Vogel: Rich­tig. Für die Doku­men­ten­über­ga­be gibt es meh­re­re Mög­lich­kei­ten. Wir können ganze E‑Mail-Post­fä­cher über­wa­chen und die Mails auto­ma­tisch ver­ar­bei­ten. Manche Unter­neh­men rich­ten in ihrem Post­fach auch einen Unter­ord­ner „An Evy“ ein. Da schiebt ein Mit­ar­bei­ter dann alle Mails und Doku­men­te rein, die die KI ana­ly­sie­ren soll. Die Doku­men­te können aber auch per Mail an uns geschickt oder per SFTP über­tra­gen werden. Bei der Aus­ga­be sind wir total fle­xi­bel, weil wir die Soft­ware von Grund auf selbst ent­wi­ckelt haben. Wir unter­stüt­zen For­ma­te wie CSV, XML und JSON und können die Daten direkt in Sys­te­me wie Micro­soft 365, ELO oder SAP rein­schie­ben. Im Portal kann der Kunde die Regeln für Input und Output selbst bestim­men – und die KI sogar selbst für neue Doku­men­ten­ty­pen anlernen.

Wann bietet sich der Ein­satz der Lösung an? Und wann eher nicht?

Micha­el Vogel: Der Ein­satz lohnt sich immer, wenn Daten aus ein­ge­hen­den Doku­men­ten mit viel manu­el­lem Auf­wand in bestimm­te Sys­te­me über­tra­gen werden müssen. Es muss aber eine gewis­se Min­dest­in­fra­struk­tur vor­han­den sein. Wenn es keine Sys­te­me gibt, in die wir die fer­ti­gen Daten schie­ben können, bringt es nicht viel. IT-Dienst­leis­ter wie die GFC schaf­fen also den Rahmen, in dem sich der Ein­satz lohnt. Auch die Anzahl der zu ver­ar­bei­ten­den Doku­men­te ist ent­schei­dend. Wenn es pro Tag nur eine Hand voll sind, lohnt es sich nicht. Unser Ein­stiegs­an­ge­bot liegt bei 550 Euro im Monat. Da ist das Anler­nen und Trai­ning einer kun­den­spe­zi­fi­schen KI und die Ver­ar­bei­tung von 12.000 Doku­men­ten inkludiert.