Roland Müller Geschäftsführer winwin Finance im Gespräch

Vertriebsprozesse digitalisieren – GFC kooperiert mit business//acts

Wo ist noch mal die Auftragsbestätigung? Was hat die Kollegin zuletzt mit den Kunden besprochen? An welchen Orten legen wir Dokumente zu Projekten, Aufträgen und Kunden ab, so dass sie im richtigen Moment für das gesamte Team schnell auffindbar sind? Fragen wie diese bestimmen immer wieder den Geschäftsalltag. Sie rauben den Mitarbeitenden Zeit und verringern potenziell die Service-Qualität.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, gibt es verschiedene Arten von Geschäftssoftware wie CRM- und DMS-Systeme. Ein Großteil dieser Systeme zwingt den Kunden, sich entweder für eine CRM- oder eine DMS-Lösung zu entscheiden. Oder beide Systeme mit aufwändiger, individueller Integration miteinander zu verbinden, was gerade für mittelständische Unternehmen ein kaum realisierbares Projekt darstellt. Vor allem da heute gleichfalls die Lösungen rund um Office 365 installiert sind.

sellify – eine flexible „CRDMS“-Lösung für den Mittelstand

Es gibt jedoch auch Anbieter leichtgewichtiger Softwarelösungen, welche die Systemanforderungen von CRM und DMS funktional miteinander kombinieren. Ein Spezialist dafür, mit dem die GFC-Gruppe jetzt kooperiert, ist die business//acts GmbH. Das Kölner Softwareunternehmen bietet mit sellify eine bewährte selbstentwickelte Software an, die speziell auf die typischen Anforderungen mittelständischer Unternehmen abgestimmt ist.

GFC stellt seinen Kunden die benötigte Infrastruktur bereit, um sellify bestmöglich einzusetzen. Dazu gehört das Hosting der Lösung sowie der Betrieb der Server und die Betreuung der Client-Geräte. Um sellify für ein ganzheitliches Dokumentenmanagement zu nutzen, kümmert sich GFC auch um die richtige Konfiguration von Peripheriegeräten wie Kopierern und Telefonlösungen.

„Wir freuen uns sehr, gemeinsam mit sellify die Digitalisierung von mittelständischen Unternehmen voranzutreiben“, sagt Christoph Hinseln, Geschäftsführer der GFC-Gruppe. „Und zwar ohne unnötigen Schnickschnack, sondern ganz gezielt und pragmatisch auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Betriebe abgestimmt. So können wir Informationen aus Dokumenten besser nutzbar und auch in SharePoint verfügbar machen. Betriebswirtschaftliche Kennziffern können in Echtzeit bereitgestellt werden. Mit einer smarten Systemlösung und einem leistungsstarken Toolkit ergibt sich ein klarer Mehrwert für unsere Kunden.“

Wir haben mit Boris Hose, dem Geschäftsführer und Inhaber von business//acts, gesprochen, um mehr über die Lösung zu erfahren:

Welche Herausforderungen adressiert sellify?

Boris Hose: sellify erleichtert transaktionsintensive Arbeitsschritte rund um das Kontakt‑, Vertriebs- und Auftragsmanagement. Es adressiert ein Kernproblem vieler Unternehmen: Das Wissen über Kunden, Projekte und Vorgänge ist nicht zentral organisiert. Der Bearbeitungsstatus von Verträgen oder Angeboten ist dadurch häufig intransparent. Nicht alle Mitarbeitenden sind auf dem gleichen Stand. Die Flexibilisierung der Arbeitsorte als Folge der Pandemie hat dieses Problem verschärft. Der typische Werkzeugkasten der Büroarbeit – Word‑, Excel- und Powerpoint-Dateien sowie eine Ordnerstruktur auf einem Netzlaufwerk – ist da nicht mehr genug. Man braucht ein verbindendes Werkzeug, das darauf aufbaut und die gelebten Arbeitsprozesse unterstützt.

Wie löst sellify diese Probleme?

Boris Hose: Unsere Software setzt auf den gewohnten Arbeitsweisen auf, denkt sie aber weiter und schafft eine zusammenfassende Ebene. Gleichzeitig automatisiert die Lösung wiederkehrende Schritte. Nehmen wir als Beispiel die Verwaltung von Belegen. Klassischerweise scannt man Dokumente ein und legt sie in einen Ordner. sellify erkennt nun durch Textextraktion, wo die Dokumente hingehören – zum Beispiel durch eine Vertragsnummer – und weist sie automatisch betroffenen Vorgängen zu. Die Dokumente landen im richtigen Kontext. Darüber hinaus kann das System auch Office-Dokumente und PDFs auf Basis von Templates generieren – seien es Angebote, Verträge, Rechnungen oder Präsentationen und Kalkulationen. Man bekommt dadurch also echte digitale Prozesse, die Geschäftsabläufe entscheidend beschleunigen, vereinfachen und einen klaren Mehrwert bringen. sellify ist ein hochkonfigurierbares System, das sich an die Anforderungen vieler Branchen anpassen lässt. Ergänzend dazu entwickeln wir auch individuelle Erweiterungen.

Welche Vorteile ergeben sich daraus für die Nutzer?

Boris Hose: Unternehmen bekommen mit sellify eine nutzerfreundliche Lösung für ein ganzheitliches Informationsmanagement. Aktivitäten, Dokumente, Termine und Aufgaben sind für die Nutzer transparent und leicht zugänglich. Wiederkehrende Vorgänge lassen sich automatisieren. Die Lösung funktioniert auch offline. Wenn Mitarbeitende mit schlechten Internetanbindungen im Home-Office sind, ist das kein Problem. Neben einem klar strukturierten Dokumentenmanagement und einer Formular- und Vorlagenverwaltung gibt es einen sehr mächtigen Angebotskonfigurator – mit Unterstützung kundenindividueller Preislisten und Anbindungsmöglichkeiten an ERP-Systeme. Daher bezeichnen wir sellify gerne als „CRDMS“, weil es die Kernfunktionen beider Systeme in einer Software zusammenbringt. Im Grunde genommen geben wir Unternehmen damit ein einfach nutzbares Werkzeug an die Hand, mit dem sie ihre Geschäfts- und Vertriebsprozesse digitalisieren können und ihre Kundenbeziehungen nachhaltig verbessern.

Möchten Sie mehr über die Möglichkeiten von sellify erfahren? Planen Sie, Ihre Geschäfts- und Vertriebsprozesse stärker zu digitalisieren? Wir beraten Sie gerne!

Jetzt Kontakt aufnehmen!